説明ベタで損しない方法

こんにちは。ただのぼんじんくんです。

このブログは、日々勉強したことやぼんじんくんが実践していること、気づきなどの実際に使えるテクニックと共に考え方を紹介しています。

あなたは、上手く説明ができなくて、仕事が上手くいかなかったことありませんか？

上司に「お前は、さっきから何を言っているんだ？」「あなたは、結局何が言いたいのよ？」と言われたことありませんか？

説明が上手な人は、できる人に見える。
説明が下手な人は、できない人に見える。

説明が上手くなってできる人にみられたいですよね？

「今から説明が上手くなるの？」ってそう思いますよね！

今からでも説明は上手くなることが、上達することができるんです。

説明が上手くなると人生がガラっと変わります。

今回は、『「説明が上手い人」がやっていることを1冊にまとめてみた』を私なりにまとめてみました。

これを読んで、一緒に成長していきましょう！

説明が上手い人・下手な人

この本の面白いポイントは、説明の下手な人を分析しているところです。

失敗するところが共通している、落とし穴が共通しているというところを分析し、しくじりを学ぶことで、説明ベタから脱出することができると言っています。

では、説明が下手な人の特徴は何かと言うと、自分の都合で話している、自分が話したいことを話している、相手を全く見ていない、相手のことを見ずに常に自分のやり方でやっちゃう人です。

相手によって説明を変えることが大切です。

一方で説明が上手い人の特徴は、相手のメリットを考えているということ、その人のためになる、成長できる、新しい学びがある、楽しい、面白いなど、人によって説明をカスタマイズしていることです。

そういうアイデア、発想、視点があるかが、重要になってきます。

説明が上手になるための3つのパターン

勉強にならない、スキルUPにもならない、面白くもないという人の話を聞きたいと思いますか？
聞きませんよね。

では、どうやったらメリットがある話し方ができるかということですが、3つのパターンに分けて説明していきます。

①上司への報告　②部下への指示　③お客様へのセールストーク

これらは、全てやり方が違います。

それぞれの失敗ポイントも違ってきます。

上司への報告

結論から話した方が良い相手と結論から離さない方が良い相手がいます。

報告は良く「結論から話しましょう。」と言われる事がありますが、その中で上司への報告は「結論が先」です。

それでは上司や先輩、親等、自分より立場の上の人の何かを報告する時のやり方を見ていきましょう。

まず大切なことは、報告は相手によって変えていくということです。

相手によってメリットも違う、癖も違うということを知っていなくてはいけません。

また、メリットが同じでも癖が違うことがあります。

上司に報告するときも「上司A」と「上司B」とでは、こだわるポイントが違うことがあります。

数字を重視している上司もいれば、人間関係や各所への調整を重視している上司もいます。

人間関係重視の上司に対して、数字の話ばかりするのはNG。

数字重視の上司に対して、人間関係の話ばかりもNG。

相手によって説明方法を変えていく必要があります。

「君はさっきから要領を得ないな、結論はなんなんだね？」
「君の話は、あやふやだね。結局のところ何が言いたいんだ？」と怒られることってありますよね？

上司は、わかりやすく説明して欲しいから、こういうことを言ってくるんです。

上司によって戦略(説明の仕方)を変えていきますが、怒るポイントはかなり似ています。

上司から「あのプロジェクト、現状どうなっているんだ？」「あの件どうなっているんだ？」と聞かれることってありますよね？

その時に「順調そうです。」「行けると思います。」、この回答はNGです。

なぜNGかというと、こういった曖昧な表現は勘違いを起こしやすいからです。

もし上司が「順調なんだな。契約を取り付けるところまで来ているんだな。」と受け取ってしまったら、大変なことになってしまうのは、想像ができると思います。

なぜこのように事実と解釈を混ぜて報告してしまうかというと、ネガティブな報告は怒られると思うからなんです。

上司に怒られたくないから、「契約はまだ取れていません。」「プロジェクトの進捗が遅れています。」というのが怖いんです。

怒られない言葉を使った結果が、「順調だとおもいます。」「みんな頑張ってます。」等のポジティブ風で誤魔化してしまったというわけです。

だけど上司が知りたかったことは、ポジティブ風なことではありませんよね？

上司が知りたかったことは何かというと、現状が知りたかったんですよね。

現状を知って、次に何をすれば良いかを決めるために、判断する材料が欲しかったんです。

なので、良いことでも悪いことでもまずは、事実を知りたいと思っています。

なぜ怒るのか？

それは判断を誤った場合、非常に大きなリスクがあるからです。

だから上司は怒るし、あなたは怒られるのです。

なので、事実から伝えるようにしてください。

例えば、売上が下がっている場合、「売上が下がっています。」(事実)⇨「理由は、〇〇です。」(解釈)と、こう報告すると頼れる部下だと思われます。

怒られる理由のほとんどは、事実と解釈が曖昧、もしくはどちらかしかない場合です。

そして、解釈を言う時にも注意点があります。

必ずといっていいほど聞かれることがあります。それは、「なぜ、そう思ったのか？」です。

解釈をした根拠を聞かれることが多いです。根拠を用意していないと怒られる確率が上がります。

なので、根拠を用意しておきましょう。

どんな根拠を用意すれば良いかわからないという人は、3つにまとめたので参考にしてください。

①数字・データ

これは言わずもがなですよね。

○%とか、いくら(金額)とかです。

「今月の売上が前年比で○%落ちています。以前、□□というイベントを行なった際に売上が××円から△△円に◇◇%増えました。なので、今回も◎◎%の売り上げUPが見込めます。」等の数字を基に根拠を説明していきます。

②仮説

仮説は、良いデータがない場合に使います。

直接のデータではないが、類似する何かのデータを引用して類推していきます。

全く違う業種のやていることでも参考にして仮説を仮説を立てることができます。

これは、違う業界の話だったとしても、自分達の業界でも当てはまるじゃないかと仮説を立てることができるんです。

似たデータを自分で理論を組み立てることができると、仮説を使って報告をすることができます。

③経験談

経験談は、自分の経験からアイディアを提案していきます。

自分の過去の経験を基にアイディアを出してみましょう。

以上の3つの中から、必ず根拠を用意しておきましょう。

なぜか？　それは、必ず聞いてくるからです。

ネガティブなデータやネガティブな現状に対して、どうしようと思っているのか、あなたの作戦を上司は聞いてきます。 これは、ほぼ確実に聞いてきます。

なので、根拠(作戦)を用意しておきましょう。

これは上司だけでなく、誰かに何かを報告する場合に使えます。

上司だけでなく、親や先生、友人等に報告する時には、【事実⇨解釈⇨根拠】を意識して使っていきましょう。

部下への説明

部下への説明が下手な人は、簡潔に言い過ぎてしまう傾向があります。

理由を説明せずに簡潔に言いすぎると、言われたことをだけを守ればいいんだと、指示待ちの状態になってしまうことが多いです。

そうなると悲劇を生んでしまいます。

どんな悲劇かというと変化に対応できなくなってしまうという悲劇です。

部下がなんで臨機応変に対応しなかったんだろう？と思うときありませんか？あると思うんです。

これは説明が「〇〇する」という内容に偏っていたからなんです。

部下に事実だけを先に言うと、臨機応変な対応ができなくなってしまうんです。

では、どうすれば良いか？

これは、理由(目的)を重点的にシェア(説明)することです。

「今回これをやってもらいたいのは、こういう理由(目的)があるからだよ。」ということをシェア(説明)しておくと臨機応変に対応できるようになります。

「なんで彼(彼女)は、気が利かないんだろう？」と思う時は、目的がわかっていない可能性があります。

だから、目的を言い忘れていたり、目的がわからなかったりしたら、聞いていいんだよという空気、雰囲気を作ることが大切です。

理由や背景をしっかり説明する。

部下への説明は、これが非常に重要です。

お客様へのセールストーク

お金を貰うときに説明が下手な人の特徴、ポイントの一つ目は、結論ファーストで言っちゃう人です。

お金を貰うときには、結論ファーストはダメです。

これは、恋人や友人との雑談等のビジネスではない関係性の時にも使えます。

お客様と話している時、恋人と話している時、「あんまり盛り上がらなかったなぁ。。。」っていう時ありますよね？

お客様の時は、上司に報告する時の簡潔さや部下に説明する時の目的や背景を伝える時のやり方とは違うんです。

お客様の時は、盛り上げる、楽しませるという演出が大事なんです。

エンターテイメントを意識することが大切です。

結論をあえて引っ張って楽しませて感動させる、例えばアニメだと、殺人事件が起きて、主人公が事件を解決するために証拠を集めて推理する。

そして、最後に思いもよらないような人が犯人だった。と結論を最後まで引っ張って楽しませるエンターテイメント性があります。

だから、毎週楽しみにまた観たいと思えるのです。

お客様に説明するときは、エンターテインメントのように結論を最後にするのが良いです。

結論を最後にすることで期待を持たせることが出来ます。

説明する時のテクニックとして質問を誘導するというテクニックがあります。

質問された時に即答すると納得感と信頼感が跳ね上がります。

想定問答集を作っておくのが良いです。

質問を誘導して、予めその答えを用意しておくのです。

想定問答集の中に例え話も入れておくと、なお良いです。

誰でもわかるような例え話をすることで、イメージが作りやすくなり、よりワクワク感を盛り上げることができます。

そして失敗してしまうもう一つのパターンとして、格好つけて失敗してしまうということがあります。

難しい言葉や専門用語を使って説明をしてしまうというのがあります。

難しい言葉とか専門用語を使って説明してくる人ってどうですか？

「すごいなぁ」と思ったり、尊敬したりできますか？

できないですよね。

じゃあなぜ難しい言葉や専門用語を使って話すかというと、バカだと思われたくなかったり、舐められたくないと思ってしまうからなんです。

専門用語や難しい言葉を使うと逆に伝わらなくなってしまいます。

会話の中で2割わからない言葉が出てくると、判断をシャットアウトするというデータがあるらしいです。

あなたが気分良く話している時に相手はヘコんでいます。

お客様であれば、商品を買ってもらえなくなります。

友人や恋人等であれば、話を聞いてもらえなくなります。

難しい言葉を使うことでストレスが溜まり、楽しくなくなってしまいます。

「だけど、専門用語を使わないって難しくないですか？」

そうなんです。専門用語を使わない方が説明が難しいんです。

専門用語や難しい言葉をわかりやすく噛み砕くというのは、大変な作業です。

だけど、できるだけわかりやすい簡単な言葉を使うのが良いです。

「簡単な言葉を使いすぎて、相手からバカにされているように捉えられるってとこはないですか？」

説明しすぎになったり、「そんなこと知ってるよ！」って言われたりしませんか？

大丈夫です。わかりやすい言葉を使って説明した時に、相手もその言葉を知っていたら、「それって〇〇ってことですか？」とサインをくれたりします。

なので、わかりやすい言葉を使って怒られることはありません。

逆にわかりやすく説明する気配りのできる人なんだなと思ってくれます。

なので、常に最低限の理解度の人に向けて説明するように話すことを心がけると良いです。

まとめ

相手によって伝える順番や伝え方を変えなくてはいけないですが、共通するものがあります。

それは、相手ファーストということです。

上司への報告は、上司ファースト

部下への説明は、部下ファースト

お客様へのプレゼンは、お客様ファースト

説明する側よりも説明される側(相手)ファーストにするというのは、どのパターンでも一緒です。

自分ファーストでバカだと思われたくない、自分が楽をしたいと思ってしまうと説明が下手な人になってしまいます。

みなさんは、自分ファーストではなく、相手ファーストで説明上手になり、楽しい人生を歩んでいってください。